Innhold
- Hvordan holder du styr på hvem som jobber med hva?
- Hvor nøyaktig er din nåværende metode?
- Hvordan unngår du sammenstøt mellom prosjekter?
- Passer frilansere effektivt inn i systemet ditt?
- Hvordan reagerer du på uforutsette problemer?
- Er personalets utbrenthet noen gang en fare?
- Utgjør tidssoner noen gang en utfordring når du jobber med globale prosjekter?
- Dere har begge brukt litt tid med Resource Guru. Hvordan har du funnet det så langt?
- Hvilke funksjoner i Resource Guru tror du at studioet ditt vil ha størst fordel av?
Travle studioer lykkes bare når de kan håndtere arbeidsbelastningen effektivt, ellers vil ting gå i smelting: frister blir savnet, budsjetter sløses bort og klienter går tapt. Det er der ressursforvaltning er viktig.
I en spesiell funksjon i tilknytning til Resource Guru besøkte vi to London-byråer av samme størrelse for å finne ut hvordan de holder seg effektive. Locket Aebischer er seniorkontosjef i SomeOne, og Dan Moore er medstifter og administrerende direktør for Studio Output.
Hvordan holder du styr på hvem som jobber med hva?
Medaljong Aebischer: Et Google-ark. Det er live, alle kan se det eksternt, og vi planlegger to til tre uker fremover. Kontosjefene har en kanal på Slack for å snakke om prosjekter, og designledere og grunnleggere har en annen slik at de kan gi ny virksomhet inn i oss.
Dan Moore: Vi har også et stort, klumpete, spesialbygd Google-ark som inkluderer design, strategi, kopi og hvem som helst som trenger det. Alle de faste lagene er der, og frilansere. Prosjekter tildeles manuelt gjennom uken, normalt minst fire uker i forveien. Det blir sett på daglig av prosjektdirektøren, deretter mer formelt av produsentene og designdirektørene hvis en tonehøyde kommer inn eller et prosjekt beveger seg.
Vi sørger for at det er så mye kommunikasjon som mulig, men du må være fleksibel, siden du aldri vet hva som er rundt hjørnet. Regnearket vårt gjør jobben, men det kan gjøre det bedre.
Hvor nøyaktig er din nåværende metode?
DM: Vi må bli flinkere til å fordele faktisk tid fra et prosjekt til faktisk ressurstid. Generelt vet folk at de har en ressurs tildelt, men også spesifikke oppgaver. Fire timer betyr at du må få x, y, z ferdig på den tiden.
Da vi først tok den inn, var den virkelige utfordringen folk som forsto at tiden må ha noe på slutten av den - den er ikke bare der for å bli sett på. Det er den balansen mellom den kreative ressursen som forstår hva som er, og det å bli matet en haug med ting.
Du vil at folk skal ta eierskap til ting, men du vil også ha det nivået av kontroll fra produsentene. Uansett hvilket verktøy du bruker må være vennlig og tilgjengelig, men sørg også for at alles stemme blir hørt. Noen mennesker vil bli micromanaged, andre vil vite hvordan uken deres ser ut og bare fortsette med det.
Hvordan unngår du sammenstøt mellom prosjekter?
LA: Vanligvis er det ganske glatt. Som sagt snakker vi mye på Slack hvis vi ikke er i samme rom, så hvis noe dukker opp eller det er et stort problem, kan vi skifte litt rundt ting. Kundene våre er vanligvis superfleksible og forståelsesfulle, så hvis vi trenger mer tid, ordner det seg OK.
Passer frilansere effektivt inn i systemet ditt?
DM: Når vi får frilansere inn, er det generelt å gjøre et bestemt prosjekt eller oppgave, så tiden deres er lettere å skaffe ressurser - det er enten spesialitet eller overløp. Noen ganger får vi noen inn som et par hender som kan sjonglere med forskjellige ting.
Gjennom årene har vi bygd opp kanskje tre eller fire personer som kan jobbe for oss på det grunnlaget. Det er som å få et familiemedlem tilbake; de kommer rett inn i det, og vet hvor alt er. Vi sørger bare for at de vet hva de gjør i våre stand-ups to ganger daglig.
LA: Mange av frilanserne våre anbefales av designere i studioet. De kommer ikke nødvendigvis med timelister eller ting som et byrå kan gi dem. Vi har et nytt Google-ark for å plotte hvem som er tilgjengelig når. Men hvis vi får en frilanser inn, er det vanligvis for et bestemt prosjekt, slik at vi vet nøyaktig hvilke timer de har brukt.
Hvordan reagerer du på uforutsette problemer?
DM: Du må være smidig for å fortsette i virksomheten, men nøkkelen er å ha så få ukjente som mulig. Hvis ting hopper ut av treverket, er det vanligvis på grunn av et kommunikasjonsproblem - enten det er internt eller med en klient.
Noen ganger kommer det til det punktet at du må si ‘nei’, eller håndtere det på en sterkere måte, men det er sjelden. Å være uavhengig betyr at vi kan gå den veien hvis vi trenger det, men vi er stolte av god kommunikasjon. Når uforutsette ting skjer med helse eller vær, har vi et tett nok team til at alle vet hva som skjer. Folk kaster inn.
LA: Vi er smidige. Hvis noen er ledige, eller hvis prosjektet deres har roet seg litt, vil de nevne det på Slack, og noen andre fanger dem.
Er personalets utbrenthet noen gang en fare?
DM: Det er alltid en fare, men vi har prøvd å fremme et miljø der folk jobber hardt innen de avtalte timene. De har et liv og kommer tilbake uthvilt neste dag. Det er ikke alltid mulig; noen ganger er det mer arbeid enn ressurs. Med noen prosjekter ønsker alle å legge timene i; for andre, de trenger det fordi det av en eller annen grunn ikke har ordnet seg. Generelt er det en god balanse.
Å gjøre ting i helgene er sjelden når det gjelder prosjekter - det kan skje for et arrangement eller en shoot, men vi sørger for at teamet er fornøyd med å gjøre det, og er gjennomsiktig når det gjelder ledig tid i stedet.
Det er tider når folk kommer til det utbrenthetsstadiet. Det pleier å være fordi de har fått hodet nede og har prøvd å takle det, og ikke delt det. Vi har måttet gå inn og si: «Se, la oss snakke om dette. La oss ordne det. " Hvis det skjer, er det på skuldrene mine.
LA: Overtid er vanligvis ikke et stort problem, men vi har nettopp gjort en bok på 600 sider på to måneder, noe som er sint. Det var definitivt noen leveranser sent på kvelden med det. Vanligvis er vi flinke til å planlegge ting langt nok på forhånd, slik at tidslinjene våre er ganske håndterbare.
Utgjør tidssoner noen gang en utfordring når du jobber med globale prosjekter?
LA: Våre internasjonale kunder forstår at vi er i London, så stort sett er det greit. Hvis det er veldig presserende og må gjøres utenfor vår tidssone, kan vårt kontor i Sydney hjelpe oss. Noen ganger blir noen sent, men vi prøver å unngå det.
Dere har begge brukt litt tid med Resource Guru. Hvordan har du funnet det så langt?
DM: Tilnærmingen er lik: du planlegger prosjekter på en tidslinje. Men det er definitivt tidsbesparelser som vil legge opp, og det blir interessant. Jeg liker måten du kan dra og slippe, og sette i kø jobber, det er noe vi må gjøre manuelt i Google-dokumentet vårt.
Rapporteringsverktøyene er mest interessante for oss som et byrå tror jeg. Jeg liker hvordan det legger mer vekt på hvordan ressurser kommuniseres til menneskene som gjør jobben; det føles mer personlig for hver person å ha et dashbord, for eksempel. Noen mennesker har det bra å bli matet med skje, noen vil ha det motsatte, og å ha noe slikt der det er synlighet er veldig nyttig.
LA: Ja, det er superenkelt å bruke. Det er flott å kunne planlegge faktiske tider mot mennesker, for på vårt nåværende Google-ark har vi bare 'morgen' og 'ettermiddag'. Med Resource Guru kan du plotte i tider på dagen mye mer nøyaktig, noe som har vært ganske nyttig for planlegging av møter og så videre.
Hvilke funksjoner i Resource Guru tror du at studioet ditt vil ha størst fordel av?
LA: Jeg tror det å være i stand til å se lenger frem enn en eller to uker ville være veldig nyttig, så vi kan sette inn tidsfrister for de største prosjektene, og se når folk må jobbe med dem. For øyeblikket gjør vi det bare en eller to uker fremover, noe som kan gjøre det vanskeligere å se det store bildet. Det føles som om det ville være en reell forbedring å se møter og tidsfrister på ett sted, i stedet for å måtte sjekke flere kalendere og faner langs linjen.
DM: Daglige e-postoppdateringer er en spesielt god idé. Det er noe vi har prøvd å gjøre manuelt gjennom årene, og det har bare falt.
Når det er noen prosjektdata der inne, vil jeg gjerne utforske rapporteringsverktøyene mer detaljert. Jo større vi blir som et byrå, jo færre har øyeepler på hver enkelt jobb. Vi må gjennomgå ting fra et globalt syn, så det er nyttig å ha alt der for hånden. Jeg tror det er her verktøy som dette er nyttige - de gir deg en sanntids titt på hva som skjer.
