Innhold
- 01. E-post
- 02. Direktemeldinger
- 03. Møter
- 04. Mellomrom mellom møtene
- 05. Sosiale medier
- 06. Pendling
- 07. Ser på TV
- 08. Oppgaver du burde ha delegert
- 09. Avbrudd
- 10. Utsettelse
Føler du at balansen mellom arbeid og privatliv er for tungt vektet mot førstnevnte? Sliter du alltid med å overholde tidsfrister? Føler du at du hele tiden løper for å holde deg stille?
Vi har alle tidstanker i våre dager som vi knapt er bevisste på. Men hvis du virkelig fokuserer på hva de er, og hvordan du fjerner dem, kan du plutselig frigjøre alvorlige antall ekstra timer og bli mer kreative og produktive som et resultat. Hvem vet, du har til og med tid til å fullføre den tatoveringskunst du har tenkt på å lage, eller har tid til å lage din egen font.
Vil du ha mer fri, lengre ferie og kortere dager? Les videre, og se hvor mange av disse vanlige tidsvasken gjelder for deg.
01. E-post
Sammenlignet med gamle dager, da kontorarbeidere brukte timer hver morgen på å åpne og svare på fysiske brev, er e-post en av de mest tidsbesparende oppfinnelsene i moderne tid. Og likevel kan det store volumet av e-post vi mottar ofte føles overveldende.
Hvis du føler at du drukner i e-post, har du heller ikke et robust nok system til å håndtere dem, eller ikke noe system i det hele tatt. Å gjøre noe med det kan gjøre stor forskjell på hvor mye tid du bruker på dem.
Det er ingen løsning som fungerer for alle; du må finne ut av det ved prøving og feiling. Men jo mer du jobber med å forbedre systemet ditt, jo bedre blir ting. Problemet er at vi ofte sier til oss selv at vi ikke har tid til å gjøre det, som er den mest uproduktive falske økonomien du noen gang kunne forestille deg.
Så sett av en time en dag til å tenke på hvordan du kan forbedre måten du organiserer e-postene på. Sett deretter et nytt system på plass, og gjennomgå det med jevne mellomrom. Hvis du ikke vet hvor du skal begynne, er det noen ideer du kan prøve ...
- Fordel en bestemt tidsperiode hver dag for å svare på e-post, og ikke engang se på innboksen din på andre tidspunkter.
- Spar deg selv ved å skrive repeterende svar på ikke-viktig melding ved å bruke automatiske svar, for eksempel Gmails Canned Responses (Innstillinger> Labs> Canned Responses).
- Opprett regler for å filtrere bestemte meldinger fra innboksen til en mappe automatisk. For eksempel blir e-post som er adressert til håndtakene mine på sosiale medier (f.eks. "Kjære @journotom" eller "Kjære @tom_may"), i stedet for mitt faktiske navn, automatisk søppelpost i innboksen min.
- Sikt mot innboks null hver dag: det psykologiske løftet kan være enormt, og øvelsen kan hjelpe deg med å begynne å skrive kortere, punktlige e-postmeldinger som en vane.
- Ta deg tid til å avslutte abonnementet på tidssvinnende tjenester som stadig sender deg meningsløse varsler.
- Lag en policy for ikke å svare på visse typer e-post. For eksempel, hvis e-postadressen min er merket med 'bcc' ('Blind Carbon Copy' fra de gamle analoge dagene) og jeg ikke er direkte nevnt i kroppen, føler jeg at det innebærer at den kun er til min informasjon, og jeg er ikke forpliktet å svare på det.
For flere tips, les vår uunnværlige guide til e-postadministrasjon for reklamer.
02. Direktemeldinger
Ordet ‘Direkte’ i Direktemeldinger kan være misvisende. Ja, hastigheten som meldingene dine sendes på, kan være rask. Men det gjør ikke nødvendigvis det til den minst tidkrevende måten å ha en samtale på.
Selv om du er superrask til å skrive, kan en chat-samtale om et arbeidssak ende med å ta en alder. Men det har blitt en slik vane for de fleste av oss at vi ikke en gang vurderer at det å ta telefonen eller ta en prat med Skype, kan være mye raskere.
Å høre noens stemme kan fjerne tvetydighet, formidle følelser og øke forståelsen på en måte som kan være vanskelig å gjøre med tekstmeldinger, uansett hvor kule uttrykksikonene dine er. Og det kan gi raskere avgjørelser og mindre tid brukt på slingrende, endeløse diskusjoner.
Ja, du har ikke en enkel oversikt over samtalen å henvise til senere, men spør deg selv om det virkelig er viktig. Selv om det er, kan et raskt e-postoppsummering etter chatten din løse det problemet, og du vil sannsynligvis fortsatt ha brukt mindre tid generelt.
03. Møter
Hvis ansikt-til-ansikt-samtaler, som vi har etablert i forrige avsnitt, kan være en raskere måte å løse problemer enn direktemeldinger, hvorfor suger møtene så dårlig?
Vi har alle opplevd kjedelige, kjedelige, uendelige møter som ikke klarer å løse noe og ender med å bli et spektakulært bortkastet tid. For å forhindre dette, er det viktig å avgjøre noen grunnregler først, og sørge for at alle er enige i dem før du begynner.
Disse kan omfatte følgende.
- En klar agenda og avtalt mål (jo færre jo bedre): hvis du ikke vet hva du vil at møtet skal oppnå, vil du aldri oppnå det.
- Ingen avvik fra kjernetemaene: Hvis du vil chatte om andre ting, kan du gjøre det på puben senere.
- En streng tidsfrist (jo kortere jo bedre) og absolutt ingen sen ankomst.
- En grense for deltakere (jo færre jo bedre).
Mer kontroversielt vil du kanskje også øke hastigheten ved å la telefoner og bærbare datamaskiner stå på døren (notater kan tas på papir, men enheter gir for mange distraksjoner). Du kan også vurdere å ta bort stolene: det er mer sannsynlig at folk droner på og av hvis de er komfortable, mindre hvis de står opp. For mer detaljerte råd, les artikkelen vår om hvordan du gjennomfører effektive møter.
04. Mellomrom mellom møtene
Mens møter er åpenbare, er tiden suger, men det vi ofte ikke tar hensyn til er hvor mye tid vi kaster bort mellom dem. Hvis du for eksempel har en ny start på 15 minutter, er det litt meningsløst å bruke fem minutter på å gå tilbake til skrivebordet, fem minutter på å jobbe og deretter dra igjen.
Den åpenbare løsningen er å legge igjen kortere hull mellom møtene, noe som igjen legger ekstra vekt på at hvert møte starter og avslutter i tide. Hvis du ikke kan det, bør du vurdere å planlegge fremover og finne en 15-minutters oppgave du virkelig kan gjøre i gapet, for eksempel å svare på en vanskelig e-post. Ved å planlegge det for et bestemt tidsrom, er det langt mer sannsynlig at du gjør det, i stedet for bare å kaste bort tiden på Instagram eller Twitter. Snakker om hvilke ...
05. Sosiale medier
Hvor mye tid bruker du i løpet av arbeidsdagen din på sosiale medier? Hvis du vil at en app skal fortelle deg, vil vi anbefale AntiSocial for Android og Pryxsee for iOS. Men de fleste av oss trenger ikke å bli fortalt at vi kaster bort timer på Facebook, Twitter og Instagram når vi skal jobbe. Og at denne gangen sannsynligvis representerer minst en dag i måneden, kan vi ta helt av fra jobben.
Så spør deg selv: hva er galt med ideen om å slå av telefonen, eller i det minste internettforbindelsen, helt i arbeidstiden?
Sosiale medier er designet for å få oss til å tenke at vi alltid må være 'på' og kontaktbare, spesielt som frilansere, men er det virkelig sant? Kommer ikke alle alvorlige arbeidshenvendelser fremdeles via e-post?
Selv om det ikke er tilfelle, må de virkelig bli svart på det umiddelbart (det er ikke alltid bra å virke for ivrig)? Vi vil foreslå at svaret er nei for de fleste andre enn freelance-reklamer som nettopp har begynt. Så bare slå den av, og begynn å surfe på den spennende tidevannet med å faktisk få ting gjort.
For flere tips, les innlegget vårt hvordan du får sosiale medier til å fungere for deg.
06. Pendling
En av de beste tingene med frilansing hjemme, eller fjernarbeid i en jobb, er at du klør deg tilbake minst et par timer om dagen som du ville ha brukt pendling. Men det er ikke mulig for alle.
Så hvis du må reise til jobben, hvordan stopper du det å være bortkastet tid?
Det er to måter å gå. For det første, hvis du reiser med tog eller buss, spør deg selv om det er mulig å faktisk jobbe under pendlingen. Noen ganger er det ikke verdt bryet: du har ikke plass, Wi-Fi eller mobilt internett-signal er ujevnt eller ikke-eksisterende, og støyen gjør det vanskelig å konsentrere seg. Men hvis du planlegger fremover, kan det være en annen historie.
For eksempel kan du kanskje sette opp den bærbare datamaskinen din med kreativt arbeid du kan gjøre offline. Støyreduserende hodetelefoner pluss riktig lydspor kan bidra til å minimere distraksjoner. Å reise tidligere eller senere kan øke sjansene dine for å få plass.
Alternativt kan du gi ideen om å jobbe med pendlingen din som en tapt sak, og i stedet bruke tiden på forskjellige måter. Få med deg podcaster, lyddramaer, TV-serier og filmer. Les en god bok eller favorittmagasinet ditt (vi har noen gode kreative titler å vurdere her).
Det er kanskje ikke produktivt i arbeidssans, men tid brukt på å gjøre ting du liker, bør ikke sees på som 'bortkastet tid', det er tid brukt til å lade opp batteriene og få deg til å føle deg mer kreativ når du setter deg ned på jobb.
07. Ser på TV
Ikonisk motedesigner Vivienne Westwood har berømt aldri hatt et TV-apparat; hennes holdning er at du enten skaper flott arbeid eller blir distrahert av underholdning. Men mens de fleste reklamer ser på dette som mindre av en binær beslutning, er det absolutt sant at de fleste av oss kaster bort for mye tid på å se på TV.Og det som er verre, vi liker ikke alltid det så mye.
Riktignok har streamingtjenester som Netflix og Amazon redusert tiden vi kaster bort på reklame, og hjelper oss å fokusere mer på den typen show vi faktisk liker, i stedet for å stirre tomt på det som dukker opp på kringkastet TV på slutten av kvelden.
Men å se streaming-bokserieserier kan være skadelig vanedannende, ettersom du kontinuerlig prøver å bekjempe lokken til ‘bare en episode til’. Så i tillegg til å sette tidsbegrensninger for barnas visning, bør du ikke vurdere å være et godt eksempel og holde deg til strenge egne grenser også?
Prøv også å plassere episoder i et show i stedet for å overvåke. Det kan faktisk gjøre seeropplevelsen morsommere, når du tenker på hva som kan skje neste i showet gjennom hele uken, i stedet for å bare la hele historien vaske over deg i ett møte. Dessuten vil den kommende episoden føles som en godbit, noe å se frem til, akkurat som å se favorittprogrammet ditt som barn.
Det er også viktig å motstå trangen til å være fullstendig. Bare fordi du har begynt å se et show, betyr ikke det at du må fullføre det. Hvis du ikke er hekta av episode tre, hvorfor ikke bare slutte med det? Det vil fremdeles være der for å ta igjen neste gang du har en sykedag og bare vil ha noe på i bakgrunnen mens du snør deg gjennom en boks med vev.
Til slutt, den funksjonen på streamingtjenester som automatisk spiller neste episode; vanskelig å motstå, er det ikke? Så deaktiver det. Enkel.
08. Oppgaver du burde ha delegert
Mye tid tror vi at vi er produktive, men faktisk ikke. Det er fordi vi gjør jobber som andre mennesker kan gjøre. Ofte er disse menneskene desperate etter å få ekstra oppgaver, som en måte å fremme karriereutviklingen deres, eller, hvis de er frilansere, å betale leien. Men vi fornekter dem og forteller oss selv at bare vi kan stole på denne viktige oppgaven.
Kom over det. Ja, delegering kan være vanskelig: Det handler om å velge de rette personene til riktig jobb, finne den rette balansen mellom veiledning og forstyrrelser, gi gode instruksjoner og være tålmodig med mennesker. Men jo mer du lærer deg å gi slipp, jo lettere blir det og jo bedre blir du på det. I tillegg er det en vinn-vinn, ettersom det å være i stand til å delegere godt kommer til å overbelaste karrieremulighetene dine på lang sikt.
For mer råd, les innlegget vårt 10 måter å mestre den vanskelige kunsten å delegere på.
09. Avbrudd
Noen ganger kan det føles som det er umulig å få gjort noe arbeid på kontoret i det hele tatt. Du prøver virkelig å fokusere på å løse et vanskelig problem, men det er så mange distraksjoner, fra en kollega som vil prate om fotballen til en annen som ber deg om å sponse 10K-løpet. I det øyeblikket du begynner å komme inn i en anstendig arbeidsflyt, kommer et nytt avbrudd og setter deg tilbake på rad.
I perioder som disse, når du virkelig trenger å konsentrere deg, er det ingenting galt med å gjøre det klart for andre. Å ta på deg hodetelefonene er en tidskrevd måte å annonsere statusen din for ikke å forstyrre. Hvis det ikke fungerer, hvorfor ikke bare be folk høflig om ikke å forstyrre deg den neste timen, eller fortelle dem at du flytter til et tomt rom slik at du kan konsentrere deg bedre?
Andre ganger, når du jobber med mer rutinearbeid, vil du sannsynligvis være glad for bakgrunnsstøy og den rare biten av tilfeldig chat. Så ikke fremmedgjøre kollegaene dine, bare bruk sunn fornuft og god kommunikasjon for å fortelle dem når det er velkomment og når det ikke er det, og svare in natura når de sender de samme meldingene til deg.
10. Utsettelse
Til syvende og sist koker problemet med tidssink ofte til en ting: utsettelse. Du vet at du virkelig burde fortsette med en bestemt oppgave, men du vil i utgangspunktet ikke. Så du søker ubevisst høyt og lavt for alternative oppgaver, lager uendelige kopper te, eller bare sitter der og stirrer på et papir som om svaret mirakuløst vil hoppe ut av det.
Det viktige med utsettelse er å (a) vite når du gjør det og (b) vite hvorfor du gjør det. Sistnevnte kan være alt fra frykt for svikt til det faktum at du trenger å spise eller ta en pause. Men bare når du aksepterer problemet, kan du håndtere løsningen. For ytterligere råd, sjekk ut våre 5 feil-sikre måter å slå utsettelse på.
