Innhold
- 01. Få en regnskapsfører
- 02. Velg en selskapsstruktur
- 03. Forstå moms
- 04. Pris ditt arbeid riktig
- 05. Sorter ut fakturaene dine
- 06. Betal deg selv!
- 07. Finn riktig arbeidsplass
- 08. Bruk alltid kontrakter
- 09. Løft profilen din
- 10. Husk målene dine
Det første året du er frilans er det tøffeste.Du må ta tak i alt papirarbeidet, lovgivningen og kontantstrømmen, pluss stresset med å være ute på egen hånd. Og som om det ikke var nok, kan frilansing være risikabelt.
Du vil finne at å låne penger eller til og med leie et hus ikke er så greit som det ville vært hvis du var ansatt. Mange långivere forventer å se minst tre års kontoer utarbeidet av en autorisert regnskapsfører. Og hvis du er enhandler og går i gjeld, kan du miste huset ditt.
Likevel vil du fortsatt gjøre det, og elske det (vel, mesteparten av tiden). Hvis du er i dette på lang sikt og vil ta virksomheten din mer seriøst, er det ti tips som har hjulpet meg i min egen karriere. Noen av detaljene er spesifikke for Storbritannia, men prinsippene skal gjelde hvor som helst i verden.
01. Få en regnskapsfører
Hvis du ikke allerede har en, kan du skaffe deg en regnskapsfører. En god regnskapsfører vil tjene deg tilbake det du betaler dem, pluss noen. De hjelper deg med å komme i gang, gir deg de rådene du trenger for å holde deg godt underrettet med HMRC, sjekke gjennom bøkene dine og arkivere kontoene dine.
Få personlige anbefalinger hvis du kan, og se spesifikt etter noen som spesialiserer seg i din bransje og som hovedsakelig arbeider med frilansere eller små selskaper. Sjekk at de er kjent (eller i det minste komfortable) med å bruke det regnskapssystemet du bruker. Når du har en regnskapsfører, kan du planlegge en samtale med dem hver sjette måned for å stille spørsmål og få råd om hvordan du kan forbedre kontantstrømmen.
Hold deg oppdatert med bokføringen, slik at det ikke er noe hektisk rush før en skattefrist. Jeg bruker minst en time hver fredag på å holde kontoene mine oppdatert: skanne kvitteringer, skrive opp fakturaer og jage opp ubetalte regninger. Hvis du får mange kvitteringer, kan en tjeneste som kvitteringsbank som skanner kvitteringer du har lagt ut til dem, være nyttig.
Å gjøre kontoer i et regneark og fakturaer i tekstdokumenter kan være fornuftig når du starter, men det er hodepine å opprettholde og skaper mye feilmargin. (Jeg har vært der.) Heldigvis er det en mengde flott online regnskapsprogramvare som vil lette byrden av papirarbeid, som Xero, FreeAgent, FreshBooks og Harvest.
Og hvis du virkelig er tilbakeholden med å ansette en regnskapsfører, anbefaler mange frilansere Crunch, en online regnskapspakke som også inkluderer ubegrenset råd fra ekte regnskapsførere.
02. Velg en selskapsstruktur
Det finnes andre typer juridisk struktur for en bedrift, men de fleste frilansere må velge mellom å bli eneehandler (eller i USA, eneeier) eller å danne et aksjeselskap.
Å etablere seg som enhandler innebærer å registrere seg som selvstendig næringsdrivende hos HMRC. Som enhandler er du virksomheten. Du trenger ikke en egen forretningsbankkonto (selv om mange har en uansett). Dette holder ting enkelt, men hvis bedriften din taper penger, kan du miste dine personlige eiendeler, inkludert hjemmet ditt. Å være et aksjeselskap, vil du bare miste selskapets eiendeler.
Jeg registrerte meg som enhandler da jeg først gikk frilans i slutten av tenårene. Jeg var fersk på skolen, tjente ikke mye, og jeg ønsket ikke å håndtere mye papirarbeid på toppen av å prøve å lære meg fag. Dette fungerte perfekt til jeg begynte å tjene mer og jobbet for større firmaer. Jeg fant ut at noen selskaper jeg ønsket å jobbe med, ikke ville håndtere direkte med enkelthandlere, så jeg måtte velge mellom å skru ned prosjektet, gå gjennom et paraplyfirma eller - min eventuelle løsning - bli begrenset.
Som aksjeselskap er du en egen enhet for virksomheten. Du holder aksjer i det og betaler deg selv en lønn - eller tildeler selv utbytte. Å etablere seg som et selskap kan føles litt rart hvis du bare er én person, siden du må utpeke en direktør (deg) og sekretær (igjen, du), og ha et møte med deg selv før du kan gjøre ting som å betale ut utbytte, men det kan være den beste langsiktige løsningen.
Hvis du elsker å jobbe for deg selv, men hater alt papirarbeidet, kan det være et annet godt alternativ å bruke et paraplyfirma. Det er i utgangspunktet det samme som å jobbe for en arbeidsgiver, men paraplybedriften angir ikke hvilket arbeid du gjør; det handler bare om økonomeadministratoren.
Parasol, et av de største paraplybedriftene i Storbritannia, beregner hvor mye skatt du trenger å betale, jager opp regninger hvis kunden er for sen med å betale, og da du faktisk er den ansatte, gir den også lovbestemt sykelønn og feriepenger. Det tar imidlertid et kutt av det du tar betalt, så sørg for at du sjekker ut hva gebyrene vil være.
03. Forstå moms
Selv om du ikke trenger å registrere deg for merverdiavgift før omsetningen din er mer enn £ 79 000 (i det minste var det tilfelle da denne artikkelen kom i trykken; du kan sjekke gjeldende tall på gov.uk/ momsregistrering), du kan ha nytte av å melde seg på moms.
Den faste merverdiavgiftsordningen er designet for selskaper med et salg på under 150 000 £. Du betaler HMRC en fast momssats (14,5 prosent for IT-konsulentvirksomhet), minus en prosent for det første året du blir registrert. Du kan da sette forskjellen mellom mengden moms du har belastet kunden din, og beløpet du betaler til HMRC.
Ulempen er at du ikke får kreve merverdiavgift på kjøpene dine, bortsett fra kapitalformuer verdt over £ 2000, for eksempel en fancy ny bærbar PC. Men å være i denne linjen, trenger du sannsynligvis ikke å gjøre så mange kjøp. Det er et opplegg som er vel verdt å diskutere med regnskapsføreren.
04. Pris ditt arbeid riktig
Faktoren som påvirker mest hvor mye du tjener, er hvor mye du tar betalt. Husk at du ikke kan ta betalt for all din tid - noe av det vil uunngåelig brukes til å utføre fakturerbare oppgaver som admin, regnskap og å lære nye ferdigheter.
For å hjelpe deg med å prise arbeidet ditt riktig, har det britiske byrået Mud laget en praktisk Freelance Rates Calculator basert på prisene som folk for øyeblikket tar betalt i forskjellige regioner i Storbritannia.
Ta også hensyn til hvordan forskjellige typer prosjekter vil påvirke bunnlinjen din - å jobbe med et prosjekt eksternt vil sannsynligvis bli billigere enn et prosjekt der du må reise og spise ute hver dag. Øk hastigheten litt med hvert nye prosjekt etter hvert som du får erfaring.
05. Sorter ut fakturaene dine
Ideelt sett vil du at fakturavilkårene skal være så korte som mulig, slik at du får betalt raskere: vanligvis 14 dager, syv dager eller ved mottak. Men realistisk, ikke alle kunder er forberedt på å endre betalingsbetingelsene bare for deg, og du kan ende opp med å måtte vente i 30 dager eller mer for å få betalt. For å få runde lange fakturavilkår ved kundens slutt, spør om du kan fakturere ukentlig. Fakturering lite og forbedrer ofte kontantstrømmen, og å ha god kontantstrøm forhindrer stressende sykluser av fest og sult.
Dette kan høres ut som å si det åpenbare, men det er også veldig viktig å sende fakturaer raskt. I en nylig analyse av FreeAgents data ble fakturaer som ble sendt innen en uke etter at arbeidet ble avsluttet, i gjennomsnitt betalt på færre enn fem dager. Da fakturaen ble sendt bare en uke senere, doblet gjennomsnittlig betalingstid til 10 dager.
Hvis fakturaen din er over 30 dager forfalt, sier regjeringen at du kan begynne å ta renter med åtte prosent over Bank of England-basissatsen.
06. Betal deg selv!
Selv om du ikke trenger en som enhandler, kan det være enklere å sortere gjennom økonomien din ved å opprette en egen forretningskonto. Du bør sette av en andel av det du tjener til en sparekonto klar for skattemannen.
Hvis du er et aksjeselskap, må du registrere deg hos HMRC som ny arbeidsgiver og bruke deres RTI-system (Real Time Information) for PAYE. Hver måned må du gjøre lønn, som består i å sende inn et skjema for hver ansatt som beskriver hvor mye de får betalt og hva deres bidrag til folketrygden (NI) er. Du må gjøre dette selv om det bare er deg, fordi du faktisk er ansatt i ditt eget selskap.
Noen regnskapsprogrammer har denne funksjonaliteten innebygd, så etter å ha lagt inn noen innledende detaljer, er det ganske grei å kjøre lønn hver måned.
Når du betaler utbytte, må du holde et direktørmøte der du 'erklærer' utbyttet (ja, selv om det bare er deg), og du må også føre notater om møtet (også kjent som et ' utbytteerklæring '). Disse postene vil bli bedt om av HMRC hvis den undersøker virksomheten din. Erklæring er ikke så skremmende som det høres ut. FreeAgent utarbeider automatisk erklæringer hver gang du forklarer en transaksjon som et utbytte, eller du kan be regnskapsføreren om å gjøre dette for deg.
07. Finn riktig arbeidsplass
Det ser ut til å være en økende forventning om at frilansere vil jobbe på stedet når kundene innser verdien av å ha designere og utviklere som jobber side om side. Hvis du bor utenfor en storby, må du være forberedt på å reise, og hvis du skal pendle til et prosjekt regelmessig, bestemme om du er villig til å svelge utgiftene forbundet med reise, legg dem til dagsprisen, eller ta betalt for dem separat. Det er alltid best å være på forhånd med kundene dine om dette, slik at de ikke får noen stygge overraskelser.
Hvis du jobber hjemmefra mesteparten av tiden, kan du kreve en andel av utgiftene som kommunalskatt, strøm, oppvarming, telefonsamtaler og bredbånd som skattefradrag. Hvor mye du kvalifiserer for varierer avhengig av faktorer som om du har et dedikert arbeidsområde, for eksempel en egen studie, så dette er noe du bør diskutere med regnskapsføreren.
Hvis du er vant til å jobbe rundt andre mennesker og savner det daglige samspillet, kan du dra nytte av å leie et skrivebord i et samarbeidsstudio fullt av andre frilansere. De dukker opp overalt, og de fleste tilbyr møterom: praktisk, siden det kan være vanskelig å måtte invitere en klient hjemme til et møte.
08. Bruk alltid kontrakter
Jeg kan ikke understreke nok hvor viktig det er å bruke en kontrakt. Det er ikke bare der for å beskytte deg, men representerer også en god mulighet til å forklare hvordan du jobber og hva klienten kan forvente av deg.
Å lage en kontrakt trenger ikke å være skattemessig eller skummel prosess. Ta en titt på Andrew Clarkes Contract Killer: den er veldig imøtekommende og er noe jeg har brukt med mine egne kunder.
Husk også at hvis du jobber for et selskap som entreprenør på en måte som kan klassifiseres som 'forkledd ansettelse', er du kanskje ikke IR35-kompatibel, i så fall risikerer du å bli bøtelagt av HMRC. Dette er noen av punktene som HMRC bruker for å vurdere om du er kompatibel:
- Enten prosjektene du jobber med er diskrete arbeidsstykker
- Enten, hvis du gjør flere prosjekter for samme klient, har hver sin egen kontrakt med start- og sluttdato
- Enten du kan ansette noen på dine egne vilkår for å gjøre jobben på dine vegne
- Enten du bruker eget utstyr
- Enten du jobber med flere kunder.
Det er lurt å sjekke om disse punktene stemmer med arbeidet du gjør, og avklare dem i kontrakten din i tilfelle du blir undersøkt.
09. Løft profilen din
Din mest verdifulle arbeidskilde er muntlig. Hold kontakten med andre frilansere, spesielt de du liker å jobbe med og som har ferdigheter som utfyller deg. Jeg har funnet ut at jeg får mest mulig av utviklingsarbeidet mitt gjennom designere og lokale byråer etter at kunden har bedt om en anbefaling.
Men muntlig anbefaling alene er ikke alltid nok. Potensielle kunder forventer fortsatt å kunne se eksempler på arbeidet ditt. Jeg sliter med å anbefale folk til kunder (selv om jeg vet at de er gode) hvis porteføljen deres er en holdeside, eller hvis GitHub-profilen er tom.
Selvfølgelig er det alltid et alternativ å melde seg på et rekrutteringsbyrå hvis du virkelig vil løse oppgaven med å finne nye kontrakter. Det er nesten som å ha din egen agent.
10. Husk målene dine
Noe du regelmessig bør spørre deg selv er: "Hvorfor frilanser jeg?" Kanskje det er fordi du vil ha mer tid, mer penger, mer frihet til å jobbe med kundene du ønsker, eller muligheten til å lære nye ting. Men uansett motivasjon, velg jobbene dine deretter.
Hvis pengene er mindre prioritert enn tid, velg prosjekter som gir deg mer fleksibilitet. Hvis du vil øke beløpet du tjener, blir du vant til å være mer nådeløs med økonomien din og konkurrere om prosjekter som betaler en høyere sats.
Uansett må du huske målene dine når du tar avgjørelser for å hjelpe deg med å bli en lykkeligere og mer vellykket frilanser.
Ord: Anna Debenham Illustrasjon: Mike Chipperfield
Anna Debenham er en frontend-utvikler basert i Brighton. Hun begynte med frilans da hun var 18 - og vant nettets Young's Year of the Year-prisen i 2013. Denne artikkelen dukket opprinnelig opp i nettmagasinutgave 254.
